A contabilidade tem um importante papel na prevenção de fraudes empresariais, tanto para proteger as operações das investidas de criminosos quanto para evitar consequências legais e danos à imagem do seu negócio. Isso vale para empresas iniciantes e para as já consolidadas no mercado.
Por meio de técnicas de controle interno, auditoria e monitoramento, é possível detectar e evitar irregularidades financeiras, sendo propositais ou não. Basicamente, uma série de eventos podem ser impedidos, como transações irregulares, resultados inconsistentes e “maquiados”, desvios de receitas, etc.
Isso vale, até mesmo, para práticas inadequadas de administração que os gestores não têm ciência.
Leia neste artigo mais sobre a importância da contabilidade e confira dicas de como ela contribui para evitar fraudes.
A contabilidade na prevenção de fraudes empresariais
O papel da contabilidade para prevenir irregularidades começa desde antes da abertura de um negócio, na etapa de planejamento e registro empresarial (link com erro, verificar). Para que o empreendimento evite problemas no futuro, primeiro é preciso definir, de antemão, o tipo societário, o regime de tributação, o porte da empresa, entre outros.
Equívocos ou erros nesse momento podem causar problemas fiscais, como pagamento a mais ou a menos dos impostos exigidos. Sem falar que podem abrir brechas para fraudes, extorsões e outros problemas de compliance. Neste caso, contar com um bom contador é importante, pois ele poderá orientar sobre o que fazer em cada etapa de abertura da empresa.
Em uma fase posterior, a contabilidade torna-se fundamental para o funcionamento adequado do negócio. Inclusive, para a regularização de uma empresa inapta.
Técnicas, práticas e procedimentos para evitar fraudes empresariais
Algumas ações colaboram para a detecção de inconsistências contábeis, que apontam para possíveis fraudes ajudando a preveni-las. A seguir, selecionamos quatro das principais ações. Confira!
1. Realizar auditorias internas e externas
A contabilidade contribui na realização de auditorias internas e externas para a identificação de eventuais irregularidades na empresa, como mudanças indevidas em registros, falsificação de documentos, desvios de recursos, etc. Normalmente, quem cuida da contabilidade da empresa tem grande responsabilidade em auditorias internas.
Todavia, é possível contratar empresas que contam com contadores experientes para a realização de auditorias externas. Essas, por serem terceirizadas, tendem a evitar certos problemas que podem afetar a identificação de irregularidades, como favorecimentos entre funcionários.
Vale destacar que as auditorias consistem em revisões mais amplas de registros contábeis e documentos de contas examinadas. Normalmente, elas operam por amostragem e auxiliam na otimização da gestão.
2. Executar a perícia contábil
As perícias contábeis envolvem um conjunto de procedimentos e etapas que tem por objetivo identificar se determinados fatos contábeis ocorreram e como foram realizados. Elas são mais localizadas e menos amplas do que as auditorias.
Uma perícia contábil é menos extensa e é direcionada a um setor, operando sobre um ato determinado que tem relação com o patrimônio de uma entidade (jurídica ou física). Seu foco é resolver uma questão específica, normalmente de natureza jurídica.
Todavia, uma perícia consegue fornecer uma avaliação detalhada do histórico previdenciário, contábil e financeiro da empresa, além de proporcionar evidências empregadas como provas no âmbito judicial ou extrajudicial. Esse procedimento permite identificar erros, inconsistências e fraudes empresariais específicas. Também pode ser usado para impedir que multas ou punições sejam aplicadas de forma inadequada.
Um perito contábil monta um parecer técnico em que analisa se a organização se encontra em conformidade com a legislação vigente. Para realizar uma perícia contábil, é preciso seguir algumas fases, como de exame, investigação, arbitramento, etc.
Ao final do processo, emite-se um laudo pericial com informações sobre o estudo realizado, bem como cálculos, balancetes, relatórios, entre outros itens analisados. Este documento também contém a identificação do processo, a metodologia empregada, o objeto da perícia, os responsáveis pela perícia, etc.
3. Desvencilhar contas de sócios e gestores
Pode ocorrer do planejamento financeiro do negócio envolver uma mistura de contas empresariais com os gastos do empreendedor, de sócios ou de gestores. Isso pode não ser intencional, mas tem o poder de provocar muitos transtornos fiscais e contábeis, além de problemas com entidades governamentais. Em certos casos, pode até ser tratado como possibilidade de fraude.
Portanto, um contador atento é capaz de checar e comparar gastos, a fim de identificar despesas incomuns para a atividade empresarial.
Após constatar essa situação, ele poderá orientar o empreendedor ou os sócios sobre como resolvê-la, começando pela separação dos dois conjuntos de contas. Em outras palavras, entre o que é da empresa e o que é dos seus responsáveis.
4. Implementar boas práticas de compliance
É importante adotar boas práticas que favoreçam a conformidade das operações contábeis, a fim de tornar a organização mais segura contra fraudes empresariais. Por exemplo, segregando funções entre profissionais diretamente envolvidos com questões fiscais. Com mais gente envolvida, mais pontos de conferência e controle podem ser obtidos.
Passando a função de comprar materiais a um colaborador e a de receber esses itens para outro funcionário. Quem aprova pagamentos não pode ser o mesmo a fazer os lançamentos contábeis e assim por diante. Nesse caso, uma dica é dividir atribuições seguindo a seguinte lógica: quem realiza uma atividade envolvendo recursos financeiros não poderá ser o mesmo a fazer o registro contábil dessa atividade nos controles internos.
Pode acontecer de isso não ser possível, especialmente em empresas pequenas e com equipes menores. Nessa situação, outras medidas serão necessárias.
De qualquer forma, para prevenir, identificar e lidar com fraudes é fundamental saber quais são as que mais costumam ocorrer. Assim, é possível implementar boas práticas de compliance para solucioná-las. Na área contábil, algumas das ações mais comuns são:
- modificações ou falsificações de registros, documentos contábeis e auxiliares;
- omissão de movimentações;
- utilização de “notas frias” para registros convencionais;
- destruição ou ocultação de documentos;
- desvio de ativos;
- erros propositais em registros, lançamentos, relatórios, cálculos, etc. Através desses erros, pode-se manipular resultados, como margens de lucros e outras informações;
- registros contábeis sem comprovação.
É importante capacitar os colaboradores para serem capazes de reconhecer indícios dessas e de outras fraudes corporativas. Isso pode ser feito ensinando como realizar comparações entre documentos, contas de entrada e de saída, notas fiscais e seus respectivos lançamentos em planilhas, sistemas ou relatórios.
Outro exemplo, é o monitoramento de padrões e índices que fogem do esperado, pois podem indicar fraudes.
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Saiba que quanto mais eficiente for a contabilidade da empresa e mais preparados forem os agentes que a realizam, menores são as chances de fraudes empresariais terem êxito sobre as operações do negócio. Além disso, é fundamental contar com uma solução contábil robusta e com suporte de contadores experientes.
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