O setor contábil de uma empresa envolve uma série de atividades que requerem muita atenção. Afinal, é a correta execução dessas tarefas que permite que um negócio permaneça regularizado e, ainda, que serve como base para a tomada de decisões que impulsionam seus resultados.
Entre as atividades que fazem parte dessa rotina está o Fechamento Contábil, uma ferramenta valiosa e que fornece dados precisos para que o empreendedor trace as melhores ações e estratégias para o crescimento da empresa.
Como é um procedimento extremamente importante para um negócio, nós elaboramos este conteúdo para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. Acompanhe o artigo e saiba para que serve o fechamento contábil, quando ele deve ser feito e quais são os principais erros cometidos. Confira!
O que é Fechamento Contábil?
Trata-se de um processo no qual são identificadas e registradas todas as operações financeiras, fiscais, trabalhistas e contábeis feitas por uma empresa em determinado período. É um procedimento que requer muita atenção e conhecimento, pois cada operação deve ser devidamente relacionada e especificada.
Na prática, o Fechamento Contábil consiste em indicar todas as movimentações de um período para que se faça um relatório consolidado. Até há algum tempo, realizar manualmente esse procedimento era uma atividade trabalhosa e por envolver diversas operações, tornava-se lento e passível de falhas.
Atualmente, com o uso de softwares, esse processo ficou muito mais fácil. No entanto, mesmo assim, é fundamental que seja feito por um contador de confiança e com experiência.
Quando ele deve ser feito?
Quando falamos em Fechamento Contábil, muitos gestores têm dúvidas quanto à frequência com que esse procedimento deve ser feito. Na verdade, o que determina isso é o tamanho da empresa e o volume de suas operações financeiras. Assim, o fechamento pode ser mensal, bimestral, trimestral ou semestral.
Quanto menor for o espaço de tempo entre os fechamentos, maior será a gestão financeira do negócio.
Em geral, as pequenas empresas optam por fazer um fechamento semestral. Porém, em todos os casos, é necessário fazer também um fechamento anual e no tópico a seguir, entenderemos o porquê disso.
Qual sua importância?
O artigo 1.179 do Código Civil Brasileiro diz que todas as empresas são obrigadas a contar com um sistema de contabilidade uniforme, bem como a realizar o Fechamento Contábil Anual, com a finalidade de levantar seu Balanço Patrimonial e apurar o Resultado Econômico da organização.
Além disso, a Lei 6404/76 determina que as empresas precisam respeitar os princípios da contabilidade. Portanto, fazer um Fechamento Contábil Anual significa cumprir com o que dispõe a legislação.
Porém, esse processo ainda oferece outras vantagens. As principais são:
- serve como base para novas estratégias — as informações do fechamento são fundamentais para que o empreendedor tome as melhores decisões;
- reduz as chances de falhas — como há um controle maior, há diminuição de erros nos lançamentos financeiros que podem levar em prejuízo para o negócio;
- mapeia a estrutura da empresa — identifica quais setores estão desperdiçando ou precisando de mais recursos financeiros;
- identifica oportunidades — o fechamento indica se há os recursos necessários para novos investimentos.
Como o Fechamento Contábil deve ser feito?
Como já comentamos, o Fechamento Contábil é um procedimento que exige bastante conhecimento, pois envolve um grande número de operações. Por isso, é essencial que seja feito por um contador.
De todo modo, é importante que todos os empreendedores conheçam seu passo a passo. A seguir, entenda como é feito.
1. Defina a frequência
O primeiro passo é definir a frequência ideal para o realizar o fechamento. Para isso, o ideal é conversar com o seu contador. Como ele tem conhecimento e experiência, saberá indicar a periodicidade ideal de acordo com as características do seu negócio.
2. Integre as áreas
Ao integrar as áreas da sua empresa, os dados serão unificados. Isso tornará a realização do fechamento muito mais ágil e reduzirá as chances de erros. Além disso, também possibilita que você tenha uma visão mais abrangente de todas as movimentações financeiras.
3. Use a tecnologia
Como o Fechamento Contábil envolve um grande número de operações, fazê-lo manualmente é inviável. Por isso, o ideal é contar com um software para isso, como um ERP. Por meio dele, é possível integrar as áreas e automatizar o processo, tornando-o mais eficaz.
Quais são os erros mais comuns ao fazer o Fechamento Contábil?
O Fechamento Contábil é uma ferramenta muito importante e complexa. Por esse motivo, é possível que haja erros se ela não for executada por quem tem conhecimento no assunto.
Na verdade, mesmo com um contador experiente, é possível haver erros se o empreendedor não fizer a parte dele. A seguir, confira quais são os erros mais comuns e como evitá-los.
Não acompanhar diariamente os lançamentos
É fundamental que o empreendedor registre todos os lançamentos contábeis logo que eles ocorrerem. Muitos cometem o erro de deixar para o dia seguinte e acabam esquecendo de realizá-los, o que prejudica o Fechamento Contábil.
Ainda, é preciso fazer a identificação correta de cada lançamento. Fazê-los sem uma devida classificação por categoria fará com que você não tenha uma visão realista sobre a situação financeira da sua empresa.
Não considerar possíveis atrasos nos pagamentos
Um dos grandes erros é considerar valores ainda não recebidos. Por isso, todos os negócios devem contar com a possibilidade de inadimplência, mesmo que os clientes sejam pontuais.
Todos estão suscetíveis a imprevistos e contar com valores que ainda não entraram no Fluxo de Caixa certamente prejudicará seu fechamento.
Não ter um bom controle de estoque
O estoque é um ativo importante para qualquer negócio. Ao mesmo tempo, também é muito negligenciado por muitos empresários. Não fazer um bom controle faz com que você tenha falta ou excesso de determinados produtos, e ambos são ruins para a empresa e afetam negativamente o fechamento.
Não disponibilizar as informações
O contador depende de diversos dados para elaborar o Fechamento Contábil. Porém, há muitos casos em que os empreendedores não os enviam no prazo correto. Desse modo, o profissional simplesmente não tem como realizar o processo. Por esse motivo, é fundamental que você fique atento aos prazos e a quais documentos o contador necessita.
Por fim…
Como você viu, o Fechamento Contábil é indispensável tanto para manter sua empresa dentro do que estipula a legislação, quanto para permitir que você tenha uma visão realista e abrangente do seu negócio.
Por se tratar de uma ferramenta tão importante, é imprescindível que você conte com um escritório de contabilidade de confiança, que tenha conhecimento e experiência de mercado. Assim, você garantirá que sua empresa está cumprindo a lei e, ainda, conseguirá traçar as melhores estratégias para impulsionar os resultados.
Quer mais dicas como essa? Então, siga nossa página no Facebook, Instagram, LinkedIn e YouTube para ficar por dentro de tudo sobre empreendedorismo.
