Para que um empreendimento se desenvolva e tenha sucesso, é preciso dedicação, cuidado e organização. Nesse sentido, uma das atividades que toda empresa precisa fazer é organizar seus documentos. Sejam eles de gestão interna, relação com consumidores ou fornecedores, coletar e ordenar esses dados é fundamental para a manutenção do negócio.
Apesar de reconhecerem a centralidade desse processo, muitos gestores não sabem como fazer essa organização. Essa é uma dúvida comum, pois a tendência é que cada vez mais documentos apareçam ao longo das atividades da companhia, dificultando sua organização. Por isso, vale a pena conhecer as principais dicas para colocar ordem nessa situação.
Quer saber como organizar os documentos de sua empresa? Então acompanhe a leitura deste artigo e conheça nossas 7 dicas fundamentais!
Por que organizar os documentos da empresa?
Para entender corretamente as dicas que preparamos para organizar os documentos de sua empresa, primeiro é preciso saber a importância que essa atividade tem para seu empreendimento. Nesse aspecto, o ponto central é que essa organização permite que as informações essenciais para seu negócio estejam disponíveis de forma segura e de fácil acesso.
Assim, na hora de coletar os dados sobre o empreendimento, não haverá confusões ou perda de tempo. Dessa maneira, atividades estratégicas e de manutenção serão realizadas com muito mais eficiência. Por isso, é possível afirmar que organizar adequadamente os documentos da empresa traz benefícios como:
- Facilidade na elaboração de diagnósticos financeiros;
- Praticidade para o estabelecimento de estratégias;
- Tranquilidade com relação a questões jurídicas e fiscais;
- Entre outros.
7 dicas fundamentais para organizar os documentos de sua empresa
Agora que você compreende a importância de organizar os documentos de seu negócio, é possível aprofundar o assunto e conhecer as 7 dicas fundamentais para realizar essa atividade com excelência. Portanto, acompanhe as dicas a seguir e garanta que tudo fique em ordem em sua empresa!
- Digitalize os documentos
A primeira dica para organizar a documentação de seu negócio é digitalizar os papéis. Esse é um passo importante, pois tornar os documentos digitais dificulta a perda, além de fazer com que o acesso às informações fique mais fácil.
Vale notar que existem diferentes ferramentas digitais que podem auxiliar na organização por meio de criações de pastas, protocolos de acesso etc. Além disso, uma vez que as principais documentações estiverem digitalizadas, gestores, administradores e demais funcionários podem ter acesso aos principais dados em diferentes locais.
- Utilize o armazenamento em nuvem
Além de digitalizar os documentos, vale a pena investir em armazenamento na nuvem. Essa é uma forma de garantir que todos os dados sejam sincronizados sem precisar de uma conexão cabeada. Além de ser uma excelente maneira de armazenar e compartilhar arquivos, você também garante que alterações sejam atualizadas instantaneamente.
Dessa forma, todas as pessoas, com acesso liberado aos arquivos, poderão consultá-los e/ou alterá-los. Essa situação permite uma maior dinamicidade no cotidiano do empreendimento, facilitando o acesso e modernizando os procedimentos. Também é importante notar que, nos principais serviços de nuvem, você pode ampliar o espaço disponível caso seja necessário.
- Padronize a nomenclatura dos arquivos e pastas
Na hora de fazer a organização de seus documentos, é indispensável estabelecer uma padronização nos nomes de arquivos e pastas. Essa é uma estratégia que faz toda a diferença na hora de arquivar, consultar ou alterar um determinado documento.
Quando os arquivos estão com nomes fora do padrão, leva-se muito mais tempo para encontrá-los. Além disso, quando existem determinados papéis que estão inter-relacionados, é necessário que estejam nomeados de forma semelhante e pertençam à mesma pasta ou local, facilitando sua localização.
- Realize backups com frequência
Outra dica indispensável é fazer backups com frequência. Os backups consistem em cópias de arquivos de grande relevância para um outro local de armazenamento, como um HD externo. Visto que falhas e inconstâncias em sistemas digitais podem acontecer, essa é uma maneira de aumentar sua segurança.
O ideal é estabelecer uma frequência para que o backup ocorra. Para saber qual o período mais adequado é preciso avaliar como a elaboração de novos documentos e/ou atualização de antigos ocorre no dia a dia de sua companhia. A partir de então, você terá melhores condições de identificar de quanto em quanto tempo os backups devem ser feitos.
- Preste atenção em novos documentos
Uma atenção redobrada deve ser dada aos documentos novos. Imagine que você investiu na digitalização e reorganização de todos os documentos de sua companhia. De nada adiantará fazer todo esse esforço se essa ordem não for mantida.
Por isso, sempre que um novo documento for gerado, ou um antigo for atualizado, você deve tomar extremo cuidado para armazená-lo adequadamente. Caso contrário, será uma questão de tempo para que a desordem volte, dificultando a realização de inúmeros processos.
- Estabeleça regras de acesso
O acesso irrestrito aos documentos empresariais pode acarretar inúmeros problemas. Por isso, é importante estabelecer regras e acesso que limitem quem pode acessar cada categoria de documentos. Além disso, vale a pena registrar quem acessou cada documento e, caso tenha realizado alterações, quais foram elas.
- Conte com o auxílio de uma empresa especializada
Como é possível notar, organizar os documentos da empresa nem sempre é uma tarefa fácil. Por isso, uma solução interessante é contar com o auxílio de uma empresa especializada. Assim, você deixa a organização a cargo de quem tem experiência nesse ramo, e pode se dedicar às atividades estratégicas de seu negócio.
Por isso, a melhor opção é contar com a Contabilivre. Com foco em contabilidade, tecnologia e inovação, desburocratizamos processos, com o objetivo de dinamizar a gestão interna de sua companhia. Dessa forma, geramos economia para a empresa de forma ágil e simples. Além disso, é possível que tudo seja feito online!
Organizar os documentos de sua empresa é indispensável para que ela possa crescer e trazer bons resultados. No entanto, são inúmeros os detalhes que merecem atenção nesse processo. Por isso, para garantir que todos os seus dados e informações contábeis e fiscais fiquem em ordem, conte com uma empresa especializada, conte com a Contabilivre!
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