Nota fiscal na locação de imóveis: veja quais são as mudanças

Nota fiscal na locação de imóveis: quem deve emitir? 

A nota fiscal na locação de imóveis costuma ser exigida dos contribuintes em concordância com a Reforma Tributária. A dúvida é sobre quem precisa emitir e a partir de quando.

No geral, pessoas jurídicas que recebem receita vinda de aluguéis, cessões onerosas ou arrendamentos de imóveis precisam documentar essas receitas de acordo com o novo modelo de nota fiscal eletrônica. Já boa parte das pessoas físicas continuam fora dessa obrigação, salvo algumas situações específicas. 

Essa mudança faz parte da transição para o Imposto Sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição Sobre Bens e Serviços (CBS), que são os tributos que substituirão o PIS, Cofins (ambos federais) e ISS (municipal) sobre o consumo. Eles dependem do Emissor Nacional da NFS-e, que é o mesmo sistema usado para outras receitas de serviço. 

A locação de imóveis passa a exigir nota fiscal? 

Com a Reforma Tributária, locações de imóveis, cessões onerosas e os arrendamentos de imóveis entraram no campo de incidência do IBS e da CBS. Além desses, toda operação que for alcançada por esses tributos precisa ser documentada por um documento fiscal eletrônico. 

Até então, o aluguel era registrado por contrato, recibo ou nota de imposto de renda, sem um documento fiscal próprio. Essa é a primeira vez que a locação passa a exigir uma nota fiscal no padrão nacional, equivalente à usada por outros prestadores de serviço. 

A exigência não altera a natureza do contrato de locação nem o Imposto de Renda devido sobre o aluguel. Ela cria uma camada adicional de comprovação fiscal, pensada para dar suporte à cobrança do IBS e da CBS a partir de 2027. 

O setor imobiliário conta com tratamento diferenciado dentro da reforma, com redução de parte da alíquota básica aplicada à locação. Ainda assim, a redução na alíquota não dispensa a emissão do documento fiscal, que passa a ser a base de apuração desses tributos. 

Quem precisa emitir nota fiscal na locação de imóveis? 

Precisa emitir nota fiscal na locação de imóveis quem for enquadrado como contribuinte regular do IBS e da CBS. Geralmente, são pessoas jurídicas que têm imóveis e administradoras que atuam na intermediação de aluguéis. 

Empresas que têm a locação de imóveis como atividade, incluindo holdings patrimoniais, devem avaliar seu enquadramento nas regras do IBS e da CBS, considerando o regime tributário adotado e as condições previstas na legislação. 

Pessoas físicas, em regra, continuam fora da exigência. A obrigação alcança apenas quem for enquadrado como contribuinte regular, considerando critérios como a receita obtida e a quantidade de imóveis alugados, conforme a Lei Complementar nº 214/2025. 

Administradoras e imobiliárias que prestam serviço de gestão sobre imóveis de terceiros já emitem nota fiscal referente à própria comissão. Com a mudança, passam também a lidar com a documentação da locação em si, quando atuam em nome do proprietário. 

A mesma lógica documental vale para a locação de bens móveis, como veículos, máquinas e equipamentos, que passou a integrar o mesmo grupo de operações dentro da NFS-e nacional. Empresas que alugam esse tipo de bem enfrentam prazos e critérios de enquadramento semelhantes aos da locação de imóveis. 

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Quando essa obrigação começa a valer? 

A obrigação de emitir nota fiscal na locação de imóveis segue um calendário fixado pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS, com fases diferentes para 2026 e 2027. 

Durante 2026, os documentos fiscais eletrônicos passam por uma fase de teste, com os campos de IBS e CBS disponíveis para preenchimento, mas sem cobrança efetiva dos tributos. O objetivo é calibrar os sistemas antes da entrada em vigor plena da reforma. 

Para as operações de locação, cessão e arrendamento de imóveis especificamente, o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 fixou a obrigatoriedade de destaque do IBS e da CBS a partir de 1º de dezembro de 2026, para contribuintes em geral. 

Empresas optantes pelo Simples Nacional que fizerem a opção pelo destaque desses tributos passam a seguir esse regime a partir de 1º de janeiro de 2027, inicialmente para o primeiro semestre do ano. Esse calendário pode ser ajustado por novas notas técnicas, então vale acompanhar as publicações oficiais do Portal da NFS-e. 

Como funciona a emissão: NFS-e, DPS e DANFSe 

A nota fiscal da locação segue o mesmo padrão nacional usado por outros prestadores de serviço: a NFS-e, emitida a partir de uma Declaração de Prestação de Serviço (DPS) e representada visualmente pelo DANFSe. 

A DPS é o arquivo que o contribuinte preenche com os dados da operação: valor do aluguel, identificação do imóvel, dados do locatário e informações de IBS e CBS. Ela é enviada ao ambiente nacional, que valida os dados e, se estiver tudo correto, converte a DPS em NFS-e. 

O DANFSe é a representação visual da nota, geralmente em PDF, que é usada para conferência rápida das informações. Ele não substitui o arquivo da NFS-e, mas facilita a consulta pelo locatário e pelo próprio locador. 

Esse fluxo passa pelo Emissor Nacional, o sistema único que unifica a emissão de notas de serviço em todo o país. Para quem já emite outras notas fiscais pela plataforma, o processo tende a ser familiar, pois usa a mesma lógica de DPS, validação e geração da NFS-e. 

Municípios que ainda usavam sistema próprio de emissão também precisam seguir o mesmo layout nacional para a locação, o que reduz a variação entre cidades e facilita a rotina de quem administra imóveis em mais de uma localidade. 

O código do serviço prestado também segue a tabela de NBS x ISS x CNAE, disponível gratuitamente no site da Contabilivre, que ajuda a identificar a classificação correta para operações de locação e serviços relacionados. 

Como a mudança afeta pessoas e empresas que recebem aluguel? 

A mudança afeta principalmente o controle da receita de locação, a rotina de compliance e a possibilidade de crédito para quem paga o aluguel como pessoa jurídica. 

Empresas locatárias que usam o imóvel em atividade tributada pelo IBS e pela CBS podem aproveitar o crédito destacado na nota fiscal de locação, o que torna a emissão correta ainda mais relevante para os dois lados do contrato. 

Para o locador, a rotina passa a incluir revisão de contratos, organização dos dados do imóvel e atenção aos prazos de emissão a cada pagamento recebido. A identificação do imóvel, incluindo endereço completo e inscrição imobiliária, passa a ser um dado obrigatório na nota, o que exige atenção redobrada com cadastros desatualizados. 

• Revisar contratos de locação em vigor e confirmar os dados do imóvel e das partes.
• Confirmar se a empresa é enquadrada como contribuinte regular do IBS e da CBS.
• Organizar o cadastro do imóvel, incluindo endereço completo e identificação junto ao órgão competente.
• Verificar se o sistema emissor já está preparado para os campos de locação da NFS-e.
• Acompanhar as notas técnicas do Comitê Gestor da NFS-e para eventuais mudanças no calendário.
• Consultar a contabilidade para confirmar créditos, alíquotas e obrigações acessórias aplicáveis.

Conclusão 

A nota fiscal na locação de imóveis chega como parte de uma reorganização maior da forma como o país documenta e tributa o consumo. Entender quem precisa emitir, a partir de quando e por qual sistema evita autuações e retrabalho quando a obrigação se tornar plena. 

Quem já lida com a emissão de outras notas de serviço tende a se adaptar com menos dificuldade, já que o fluxo de DPS, validação e NFS-e segue a mesma lógica do Emissor Nacional. 

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