{"id":4783,"date":"2023-05-29T08:00:00","date_gmt":"2023-05-29T11:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/?p=4783"},"modified":"2023-05-10T15:33:54","modified_gmt":"2023-05-10T18:33:54","slug":"guarda-de-documentos-empresariais-veja-os-prazos-e-como-armazena-los","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/guarda-de-documentos-empresariais-veja-os-prazos-e-como-armazena-los\/","title":{"rendered":"Guarda de documentos empresariais: veja os prazos e como armazen\u00e1-los"},"content":{"rendered":"\n<p>A guarda de documentos empresariais, sejam documentos f\u00edsicos ou digitais, \u00e9 um cuidado fundamental para manter sua empresa segura e resguardada de qualquer situa\u00e7\u00e3o imprevista. Dentre os mais importantes, est\u00e3o aqueles relacionados \u00e0 <a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/empreendedorismo-e-contabilidade\/\">contabilidade<\/a>, ao pagamento de contas e aos comprovantes de transa\u00e7\u00f5es que foram realizadas.<\/p>\n\n\n\n<p>Eles precisam ficar dispon\u00edveis por alguns per\u00edodos tanto para as atividades de comprova\u00e7\u00e3o, como para auditorias futuras. Entretanto, ainda h\u00e1 muitas d\u00favidas sobre quais os prazos que precisam ser respeitados, al\u00e9m da forma de armazenamento correta para evitar perdas ou extravios.<\/p>\n\n\n\n<p>Se voc\u00ea quer saber quais documentos devem ser preservados e qual o tempo adequado para cada um deles, continue a leitura.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Qual a import\u00e2ncia de armazenar documentos empresariais?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>O armazenamento dos documentos pertinentes \u00e0 empresa \u00e9 muito importante para garantir a seguran\u00e7a jur\u00eddica do neg\u00f3cio. Isso porque existem informa\u00e7\u00f5es que podem ser solicitadas a qualquer momento por \u00f3rg\u00e3os fiscalizadores ou em processos legais.<\/p>\n\n\n\n<p>Por isso, \u00e9 importante fazer uma boa <a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/gestao-de-documentos-diferencas-entre-documentos-fiscais-e-contabeis\/\">gest\u00e3o dessas documenta\u00e7\u00f5es<\/a> na empresa a fim de evitar qualquer surpresa desagrad\u00e1vel. H\u00e1 ainda diversas vantagens de investir em solu\u00e7\u00f5es que facilitem esse gerenciamento, como:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>simplifica\u00e7\u00e3o, organiza\u00e7\u00e3o e controle de dados importantes;<\/li>\n\n\n\n<li>agilidade nas tarefas di\u00e1rias e buscas que se fazem necess\u00e1rias;<\/li>\n\n\n\n<li>otimiza\u00e7\u00e3o do uso do espa\u00e7o da empresa;<\/li>\n\n\n\n<li>redu\u00e7\u00e3o de custos e evitamento de pagamentos de multas e juros;<\/li>\n\n\n\n<li>aux\u00edlio na realiza\u00e7\u00e3o do descarte de documentos desnecess\u00e1rios.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Como voc\u00ea pode perceber, h\u00e1 diversos benef\u00edcios em armazenar os&nbsp; documentos e na boa gest\u00e3o deles. Al\u00e9m disso, \u00e9 importante conhecer os prazos pelos quais eles devem ser armazenados.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Quais s\u00e3o os principais documentos que devem ser armazenados?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Os principais documentos empresariais que devem ser armazenados s\u00e3o referentes a contabilidade da empresa, como declara\u00e7\u00f5es, notas fiscais, registros financeiros, entre outros. Al\u00e9m disso, \u00e9 importante guardar os documentos referentes a contratos de trabalho, como comprovantes trabalhistas, ficha de registro e recibos de sal\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n<p>Abaixo voc\u00ea confere os principais documentos e qual o prazo de armazenamento:<\/p>\n\n\n\n<p>Documentos pertinentes aos tributos da empresa possuem o prazo de guarda previsto em torno de 5 anos. S\u00e3o alguns deles:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Imposto de Renda (IR);<\/li>\n\n\n\n<li>Contribui\u00e7\u00e3o Social sobre Lucro L\u00edquido (CSLL);<\/li>\n\n\n\n<li>Programa de Integra\u00e7\u00e3o Social (PIS);<\/li>\n\n\n\n<li>Contribui\u00e7\u00e3o para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);<\/li>\n\n\n\n<li>Simples Nacional;<\/li>\n\n\n\n<li>Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lan\u00e7amentos;<\/li>\n\n\n\n<li>Livros fiscais e cont\u00e1beis;<\/li>\n\n\n\n<li>Sistemas eletr\u00f4nicos de dados de escritura\u00e7\u00e3o fiscal ou cont\u00e1bil;<\/li>\n\n\n\n<li>Declara\u00e7\u00f5es: DIPJ, DCTF, Dirf;<\/li>\n\n\n\n<li>Declara\u00e7\u00e3o de Ajuste Anual &#8211; declara\u00e7\u00e3o e comprovantes de lan\u00e7amentos.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Documentos Trabalhistas e previdenci\u00e1rios:<\/h3>\n\n\n\n<p><strong><em>Prazo de Guarda Permanente:<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Contrato de Trabalho;<\/li>\n\n\n\n<li>Livro ou ficha de registro dos colaboradores;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong><em>Prazo de Guarda de 30 anos:<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Fundo de Garantia do Tempo de Servi\u00e7o (FGTS);<\/li>\n\n\n\n<li>Guia de Recolhimento do FGTS e Informa\u00e7\u00f5es \u00e0 Previd\u00eancia Social (GFIP);<\/li>\n\n\n\n<li>Guia de recolhimento rescis\u00f3rio do FGTS e da contribui\u00e7\u00e3o social (GRFC);&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong><em>Prazo de Guarda de 20 anos:<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Laudos t\u00e9cnicos de condi\u00e7\u00f5es ambientais do trabalho (LTCAT).&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong><em>Prazo de Guarda de 10 anos:<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Folha de pagamento;<\/li>\n\n\n\n<li>Sistemas eletr\u00f4nicos de dados trabalhistas e previdenci\u00e1rios.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong><em>Prazo de Guarda de 5 anos:<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Contribui\u00e7\u00e3o previdenci\u00e1ria (GPS);<\/li>\n\n\n\n<li>Contribui\u00e7\u00e3o sindical (GRCSU);<\/li>\n\n\n\n<li>Recibo de pagamento de sal\u00e1rio, de f\u00e9rias, de 13\u00ba sal\u00e1rio e controle de ponto;<\/li>\n\n\n\n<li>Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);<\/li>\n\n\n\n<li>Rela\u00e7\u00e3o Anual de Informa\u00e7\u00f5es Sociais (Rais).&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong><em>&nbsp;Prazo de Guarda de 2 anos:<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Termo de rescis\u00e3o do contrato de trabalho, pedido de demiss\u00e3o e aviso-pr\u00e9vio.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Como armazenar os documentos com seguran\u00e7a?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Existem documentos que ficam por longos per\u00edodos guardados, como voc\u00ea pode ver. Por isso, \u00e9 importante investir em medidas para mant\u00ea-los seguros e bem conservados. Entre as principais boas pr\u00e1ticas est\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>escolha um local adequado &#8211; ter um ambiente apropriado para fazer a guarda de documentos \u00e9 importante para evitar extravios e <a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/7-dicas-fundamentais-para-organizar-os-documentos-de-sua-empresa\/\">manter a organiza\u00e7\u00e3o<\/a>;<\/li>\n\n\n\n<li>use boas embalagens &#8211; armazenar os documentos em embalagens adequadas vai reduzir a a\u00e7\u00e3o do tempo;<\/li>\n\n\n\n<li>mantenha a limpeza em dia &#8211; essa pr\u00e1tica garante que a organiza\u00e7\u00e3o esteja em dia, al\u00e9m de evitar a deteriora\u00e7\u00e3o dos documentos;<\/li>\n\n\n\n<li>conte com suporte &#8211; fazer parcerias com empresas que fazem a gest\u00e3o documental pode ser uma op\u00e7\u00e3o interessante;<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/contabilidade-e-tecnologia-vantagens-da-contabilidade-online-para-startups\/\">use a tecnologia<\/a> &#8211; fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o de tudo pode facilitar em diversos aspectos na gest\u00e3o dos documentos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ao adotar essas dicas \u00e9 poss\u00edvel aumentar a seguran\u00e7a dos documentos com rela\u00e7\u00e3o a extravios, perdas ou a\u00e7\u00e3o do tempo. Ainda ajuda na melhora da gest\u00e3o e organiza\u00e7\u00e3o deles. Contar com a tecnologia tamb\u00e9m traz v\u00e1rios benef\u00edcios. Saiba mais, a seguir.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Como o uso de documentos digitais facilita o dia a dia?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Contar com documentos digitais \u00e9 uma \u00f3tima forma de guardar seus documentos empresariais, especialmente para corpora\u00e7\u00f5es que produzem um grande volume de registros durante a realiza\u00e7\u00e3o de suas atividades.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Acesso facilitado<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Primeiro, ao preservar seus registros em um ambiente virtual, voc\u00ea consegue ganhar efici\u00eancia e um acesso facilitado para encontrar os documentos que precisa. Existem diversas ferramentas de busca e recursos de indexa\u00e7\u00e3o que podem ser usados para facilitar esse trabalho. Esse processo tamb\u00e9m evita o transporte e manuseio dos pap\u00e9is por parte do pessoal autorizado.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Seguran\u00e7a e confidencialidade<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Enquanto um documento f\u00edsico pode ser facilmente acessado por qualquer colaborador de sua empresa, com a digitaliza\u00e7\u00e3o, apenas pessoas autorizadas podem visualizar as informa\u00e7\u00f5es presentes em seus registros.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m desse tipo de prote\u00e7\u00e3o, vale destacar que o armazenamento em nuvem preserva a integridade desses documentos em caso de problemas f\u00edsicos como inc\u00eandios, enchentes e qualquer outra situa\u00e7\u00e3o que possa inviabilizar seu uso.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Economia de recursos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>O armazenamento f\u00edsico, al\u00e9m de mais arriscado, exige um espa\u00e7o significativo para o uso de arm\u00e1rios e fich\u00e1rios necess\u00e1rios para <a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/7-dicas-fundamentais-para-organizar-os-documentos-de-sua-empresa\/\">catalogar todos os documentos da empresa<\/a>. Isso significa que h\u00e1 diversos custos como impress\u00e3o, papelaria, mobili\u00e1rio e aluguel que poderiam ser economizados ao utilizar a armazenagem digital.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Como o sistema da Contabilivre simplifica a guarda de documentos?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Assim como toda a rotina cont\u00e1bil de uma empresa, a guarda de documentos tamb\u00e9m pode ser simplificada por meio do sistema da Contabilivre. Com um espa\u00e7o exclusivo, voc\u00ea consegue armazenar os documentos importantes de&nbsp; sua empresa sem nenhuma preocupa\u00e7\u00e3o com a sua integridade e acesso.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, a Contabilivre conta com um sistema otimizado que j\u00e1 revolucionou o dia a dia de mais de 7.000 empresas, colaborando para simplificar seus processos, gerar mais economia, aumentar a efici\u00eancia das atividades e trazer seguran\u00e7a para o armazenamento dos documentos que s\u00e3o importantes na gest\u00e3o do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n<p>Viu como a guarda de documentos \u00e9 uma atividade importante para manter os registros da sua empresa em ordem? Ent\u00e3o sempre que surgirem situa\u00e7\u00f5es em que a comprova\u00e7\u00e3o de algum procedimento \u00e9 necess\u00e1ria, voc\u00ea consegue ter acesso com facilidade e seguran\u00e7a aos seus dados.<\/p>\n\n\n\n<p>Portanto, n\u00e3o deixe de investir em ferramentas para simplificar a gest\u00e3o desse tipo de documento.<\/p>\n\n\n\n<p>Est\u00e1 com dificuldade em organizar a formaliza\u00e7\u00e3o do seu neg\u00f3cio? <a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/abrir-empresa\/\">Entre em contato conosco<\/a> e converse com um de nossos especialistas agora mesmo!<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/fale-com-a-gente?utm_source=blog&amp;utm_medium=organic&amp;utm_campaign=guarda-de-documentos-empresariais-veja-os-prazos-e-como-armazena-los\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"435\" height=\"66\" src=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/button_duvidas-fale-com-a-gente.png\" alt=\"Bot\u00e3o: D\u00favidas? 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