{"id":4622,"date":"2022-11-28T08:00:00","date_gmt":"2022-11-28T11:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/?p=4622"},"modified":"2022-12-16T17:50:16","modified_gmt":"2022-12-16T20:50:16","slug":"7-dicas-fundamentais-para-organizar-os-documentos-de-sua-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/7-dicas-fundamentais-para-organizar-os-documentos-de-sua-empresa\/","title":{"rendered":"7 dicas fundamentais para organizar os documentos de sua empresa"},"content":{"rendered":"\n<p>Para que um empreendimento <a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/porque-sua-empresa-esta-patinando-na-busca-pelo-sucesso\/\">se desenvolva e tenha sucesso<\/a>, \u00e9 preciso dedica\u00e7\u00e3o, cuidado e organiza\u00e7\u00e3o. Nesse sentido, uma das atividades que toda empresa precisa fazer \u00e9 organizar seus documentos. Sejam eles de gest\u00e3o interna, rela\u00e7\u00e3o com consumidores ou fornecedores, coletar e ordenar esses dados \u00e9 fundamental para a manuten\u00e7\u00e3o do neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n<p>Apesar de reconhecerem a centralidade desse processo, muitos gestores n\u00e3o sabem como fazer essa organiza\u00e7\u00e3o. Essa \u00e9 uma d\u00favida comum, pois a tend\u00eancia \u00e9 que cada vez mais documentos apare\u00e7am ao longo das atividades da companhia, dificultando sua organiza\u00e7\u00e3o. Por isso, vale a pena conhecer as principais dicas para colocar ordem nessa situa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Quer saber como organizar os documentos de sua empresa? Ent\u00e3o acompanhe a leitura deste artigo e conhe\u00e7a nossas 7 dicas fundamentais!&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Por que organizar os documentos da empresa?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Para entender corretamente as dicas que preparamos para organizar os documentos de sua empresa, primeiro \u00e9 preciso saber a import\u00e2ncia que essa atividade tem para seu empreendimento. Nesse aspecto, o ponto central \u00e9 que essa organiza\u00e7\u00e3o permite que as informa\u00e7\u00f5es essenciais para seu neg\u00f3cio estejam dispon\u00edveis de forma segura e de f\u00e1cil acesso.<\/p>\n\n\n\n<p>Assim, na hora de coletar os dados sobre o empreendimento, n\u00e3o haver\u00e1 confus\u00f5es ou perda de tempo. Dessa maneira, atividades estrat\u00e9gicas e de manuten\u00e7\u00e3o ser\u00e3o realizadas com muito mais efici\u00eancia. Por isso, \u00e9 poss\u00edvel afirmar que organizar adequadamente os documentos da empresa traz benef\u00edcios como:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Facilidade na elabora\u00e7\u00e3o de diagn\u00f3sticos financeiros;<\/li>\n\n\n\n<li>Praticidade para o estabelecimento de estrat\u00e9gias;<\/li>\n\n\n\n<li>Tranquilidade com rela\u00e7\u00e3o a quest\u00f5es jur\u00eddicas e <a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/auditoria-fiscal-entenda-a-importancia-para-sua-empresa\/\">fiscais<\/a>;<\/li>\n\n\n\n<li>Entre outros.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>7 dicas fundamentais para organizar os documentos de sua empresa<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Agora que voc\u00ea compreende a import\u00e2ncia de organizar os documentos de seu neg\u00f3cio, \u00e9 poss\u00edvel aprofundar o assunto e conhecer as 7 dicas fundamentais para realizar essa atividade com excel\u00eancia. Portanto, acompanhe as dicas a seguir e garanta que tudo fique em ordem em sua empresa!<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Digitalize os documentos<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>A primeira dica para organizar a documenta\u00e7\u00e3o de seu neg\u00f3cio \u00e9 digitalizar os pap\u00e9is. Esse \u00e9 um passo importante, pois tornar os documentos digitais dificulta a perda, al\u00e9m de fazer com que o acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es fique mais f\u00e1cil.<\/p>\n\n\n\n<p>Vale notar que existem diferentes ferramentas digitais que podem auxiliar na organiza\u00e7\u00e3o por meio de cria\u00e7\u00f5es de pastas, protocolos de acesso etc. Al\u00e9m disso, uma vez que as principais documenta\u00e7\u00f5es estiverem digitalizadas, gestores, administradores e demais funcion\u00e1rios podem ter acesso aos principais dados em diferentes locais.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"2\">\n<li><strong>Utilize o armazenamento em nuvem<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m de digitalizar os documentos, vale a pena investir em <a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/como-armazenar-online-os-dados-da-empresa\/\">armazenamento na nuvem<\/a>. Essa \u00e9 uma forma de garantir que todos os dados sejam sincronizados sem precisar de uma conex\u00e3o cabeada. Al\u00e9m de ser uma excelente maneira de armazenar e compartilhar arquivos, voc\u00ea tamb\u00e9m garante que altera\u00e7\u00f5es sejam atualizadas instantaneamente.<\/p>\n\n\n\n<p>Dessa forma, todas as pessoas, com acesso liberado aos arquivos, poder\u00e3o consult\u00e1-los e\/ou alter\u00e1-los. Essa situa\u00e7\u00e3o permite uma maior dinamicidade no cotidiano do empreendimento, facilitando o acesso e modernizando os procedimentos. Tamb\u00e9m \u00e9 importante notar que, nos principais servi\u00e7os de nuvem, voc\u00ea pode ampliar o espa\u00e7o dispon\u00edvel caso seja necess\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"3\">\n<li><strong>Padronize a nomenclatura dos arquivos e pastas<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Na hora de fazer a organiza\u00e7\u00e3o de seus documentos, \u00e9 indispens\u00e1vel estabelecer uma padroniza\u00e7\u00e3o nos nomes de arquivos e pastas. Essa \u00e9 uma estrat\u00e9gia que faz toda a diferen\u00e7a na hora de arquivar, consultar ou alterar um determinado documento.<\/p>\n\n\n\n<p>Quando os arquivos est\u00e3o com nomes fora do padr\u00e3o, leva-se muito mais tempo para encontr\u00e1-los. Al\u00e9m disso, quando existem determinados pap\u00e9is que est\u00e3o inter-relacionados, \u00e9 necess\u00e1rio que estejam nomeados de forma semelhante e perten\u00e7am \u00e0 mesma pasta ou local, facilitando sua localiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"4\">\n<li><strong>Realize backups com frequ\u00eancia<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Outra dica indispens\u00e1vel \u00e9 fazer backups com frequ\u00eancia. Os backups consistem em c\u00f3pias de arquivos de grande relev\u00e2ncia para um outro local de armazenamento, como um HD externo. Visto que falhas e inconst\u00e2ncias em sistemas digitais podem acontecer, essa \u00e9 uma maneira de aumentar sua seguran\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n<p>O ideal \u00e9 estabelecer uma frequ\u00eancia para que o backup ocorra. Para saber qual o per\u00edodo mais adequado \u00e9 preciso avaliar como a elabora\u00e7\u00e3o de novos documentos e\/ou atualiza\u00e7\u00e3o de antigos ocorre no dia a dia de sua companhia. A partir de ent\u00e3o, voc\u00ea ter\u00e1 melhores condi\u00e7\u00f5es de identificar de quanto em quanto tempo os backups devem ser feitos.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"5\">\n<li><strong>Preste aten\u00e7\u00e3o em novos documentos<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Uma aten\u00e7\u00e3o redobrada deve ser dada aos documentos novos. Imagine que voc\u00ea investiu na digitaliza\u00e7\u00e3o e reorganiza\u00e7\u00e3o de todos os documentos de sua companhia. De nada adiantar\u00e1 fazer todo esse esfor\u00e7o se essa ordem n\u00e3o for mantida.<\/p>\n\n\n\n<p>Por isso, sempre que um novo documento for gerado, ou um antigo for atualizado, voc\u00ea deve tomar extremo cuidado para armazen\u00e1-lo adequadamente. Caso contr\u00e1rio, ser\u00e1 uma quest\u00e3o de tempo para que a desordem volte, dificultando a realiza\u00e7\u00e3o de in\u00fameros processos.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"6\">\n<li><strong>Estabele\u00e7a regras de acesso<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>O acesso irrestrito aos documentos empresariais pode acarretar in\u00fameros problemas. Por isso, \u00e9 importante estabelecer regras e acesso que limitem quem pode acessar cada categoria de documentos. Al\u00e9m disso, vale a pena registrar quem acessou cada documento e, caso tenha realizado altera\u00e7\u00f5es, quais foram elas.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"7\">\n<li><strong>Conte com o aux\u00edlio de uma empresa especializada<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Como \u00e9 poss\u00edvel notar, organizar os documentos da empresa nem sempre \u00e9 uma tarefa f\u00e1cil. Por isso, uma solu\u00e7\u00e3o interessante \u00e9 contar com o aux\u00edlio de uma empresa especializada. Assim, voc\u00ea deixa a organiza\u00e7\u00e3o a cargo de quem tem experi\u00eancia nesse ramo, e pode se dedicar \u00e0s atividades estrat\u00e9gicas de seu neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n<p>Por isso, a melhor op\u00e7\u00e3o \u00e9 contar com a <a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/\">Contabilivre<\/a>. Com foco em contabilidade, tecnologia e inova\u00e7\u00e3o, desburocratizamos processos, com o objetivo de dinamizar a gest\u00e3o interna de sua companhia. Dessa forma, geramos economia para a empresa de forma \u00e1gil e simples. Al\u00e9m disso, \u00e9 poss\u00edvel que tudo seja <a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/objetivo-da-contabilidade\/\">feito online<\/a>!<\/p>\n\n\n\n<p>Organizar os documentos de sua empresa \u00e9 indispens\u00e1vel para que ela possa crescer e trazer bons resultados. No entanto, s\u00e3o in\u00fameros os detalhes que merecem aten\u00e7\u00e3o nesse processo. Por isso, para garantir que todos os seus dados e informa\u00e7\u00f5es cont\u00e1beis e fiscais fiquem em ordem, conte com uma empresa especializada, conte com a Contabilivre!<\/p>\n\n\n\n<p>Quer conhecer mais dicas para organizar sua empresa e faz\u00ea-la crescer? Ent\u00e3o acompanhe nossos conte\u00fados nas redes sociais. Estamos no <a href=\"https:\/\/www.facebook.com\/contabilivre\/?utm_campaign=institucional&amp;utm_medium=blog&amp;utm_source=facebook&amp;utm_content=institucional\">Facebook<\/a>, <a href=\"https:\/\/br.linkedin.com\/company\/contabilivre\/?utm_campaign=institucional&amp;utm_medium=blog&amp;utm_source=Instagram&amp;utm_content=institucional\">LinkedIn<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.instagram.com\/contabilivre\/?utm_campaign=institucional&amp;utm_medium=blog&amp;utm_source=Instagram&amp;utm_content=institucional\">Instagram<\/a> e <a href=\"https:\/\/www.youtube.com\/channel\/UCXWa01wix5X4srt2_1YrXPA\/Youtube:?utm_campaign=institucional&amp;utm_medium=blog&amp;utm_source=youtube&amp;utm_content=institucional\">YouTube<\/a>!<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/fale-conosco?utm_source=blog&amp;utm_medium=referral&amp;utm_campaign=7_dicas_fundamentais_para_organizar_os_documentos_de_sua_empresa\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"435\" height=\"66\" src=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/button_duvidas-fale-com-a-gente-1.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-4207\" srcset=\"https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/button_duvidas-fale-com-a-gente-1.png 435w, https:\/\/www.contabilivre.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/button_duvidas-fale-com-a-gente-1-300x46.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 435px) 100vw, 435px\" \/><\/a><\/figure><\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Para que um empreendimento se desenvolva e tenha sucesso, \u00e9 preciso dedica\u00e7\u00e3o, cuidado e organiza\u00e7\u00e3o. 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