A partir de 2026, a Reforma Tributária vai transformar o jeito de preencher a nota fiscal. Essa mudança impactará diretamente a rotina de empresas de todos os tamanhos, exigindo atenção redobrada na emissão de cada documento fiscal.
Para quem busca entender como emitir NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias e Serviços) corretamente dentro das novas regras, o momento de começar a se preparar é agora, já que a adaptação envolverá ajustes no sistema, reestruturação de processos internos e um cuidado maior para evitar os erros comuns no preenchimento de nota fiscal.
Continue a leitura para entender melhor os detalhes desse assunto.
Quais tributos passarão a constar no preenchimento da nota fiscal eletrônica?
Uma das principais alterações será a inclusão de novos tributos que substituem os atuais impostos federais, estaduais e municipais. O Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) vão unificar diversas cobranças existentes, como ICMS, ISS, PIS e Cofins.
Essas mudanças não se aplicam apenas à NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias), mas também a outros documentos fiscais eletrônicos, como a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica). Ou seja, todos os tipos de notas fiscais utilizados por empresas deverão ser atualizados para refletir corretamente os novos tributos.
Além do IBS e da CBS, a Reforma também prevê a criação do Imposto Seletivo (IS), que incidirá sobre produtos e serviços considerados prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente, como bebidas alcoólicas, cigarros e alguns itens poluentes. Quando aplicável, esse imposto também deverá constar no preenchimento da nota fiscal.
Sendo assim, na hora de preencher a nota fiscal, o empreendedor deverá informar o valor correspondente ao IBS e à CBS, cada um com sua base de cálculo e alíquota específica. Isso exigirá mudanças no layout da NF-e e no cálculo dos valores finais. Além disso, o campo que indica a origem da receita também será obrigatório, detalhando se a venda aconteceu dentro do estado, em outro estado ou no exterior.
Esse novo cenário vai exigir atenção aos detalhes para evitar inconsistências na apuração dos tributos. Quem não fizer as devidas atualizações corre o risco de ter a nota fiscal rejeitada logo na transmissão.
Quais campos serão obrigatórios no novo preenchimento da NF-e?
Com a chegada da nova legislação, o preenchimento da nota fiscal eletrônica ganhará também novos campos obrigatórios. Além dos tradicionais dados de identificação e descrição dos produtos ou serviços, o documento fiscal deverá incluir informações detalhadas sobre o tipo de operação e a tributação aplicada.
Para facilitar, separamos abaixo os principais campos que passarão a ser exigidos:
- código de operação, identificando se a venda foi feita para consumidor final ou para outro contribuinte;
- alíquotas do IBS e da CBS, conforme as tabelas oficiais da Receita Federal;
- origem da receita, apontando a localização da transação;
- campo de benefícios fiscais, que detalha isenções, reduções ou regimes diferenciados.
Reforçamos aqui que as novas exigências vão obrigar empresas a revisar seus cadastros de produtos, parametrizar corretamente os sistemas de emissão e treinar as equipes envolvidas no processo de faturamento.
Sendo assim, não deixe de contar com o apoio especializado da Contabilivre para evitar conflitos, combinado?
Quais erros podem provocar a rejeição da NF-e após a Reforma Tributária?
Um dos maiores desafios será evitar os erros comuns no preenchimento de nota fiscal, que tendem a aumentar com a adoção das novas regras. Somadas à complexidade natural do processo, as validações feitas pela Receita Federal e pelos órgãos estaduais ficarão mais rigorosas.
Entre os equívocos que podem gerar rejeição, os mais recorrentes seriam:
- informar alíquotas de IBS ou CBS que não estejam de acordo com a tabela oficial;
- deixar de preencher campos obrigatórios, como código de operação e origem da receita;
- utilizar códigos fiscais antigos, que perderão validade com a nova legislação;
- preencher incorretamente o campo de benefícios fiscais, gerando distorções na apuração dos impostos.
Como as empresas devem preparar seus sistemas para o novo preenchimento da NF-e?
É preciso ficar atento ao fato de que a transição para o novo modelo de nota fiscal eletrônica exigirá ajustes técnicos nos sistemas de emissão usados pelas empresas. Por isso, quem trabalha com softwares desatualizados ou com soluções que não oferecem suporte para as mudanças corre o risco de enfrentar dificuldades logo nos primeiros meses da vigência da nova legislação.
Sendo assim, é muito importante checar com o fornecedor de software o cronograma de atualização do sistema de emissão, revisar o cadastro de produtos e serviços, garantindo que todas as informações exigidas pela nova NF-e estejam disponíveis, e realizar simulações de emissão com as novas regras, antecipando possíveis erros.
Para otimizar a rotina da empresa, também é fundamental oferecer treinamentos para a equipe responsável pelo faturamento, evitando dúvidas no momento de preencher a nota fiscal. Com isso, você consegue reduzir muito as chances de erros e garantir que a empresa esteja preparada para lidar com os desafios da transição.
De que forma a Contabilivre pode ajudar a garantir o preenchimento correto da NF-e?
Para muitos empresários, principalmente aqueles que estão à frente de micro e pequenas empresas, entender todas as nuances desse novo modelo de tributação pode parecer uma tarefa complicada. É justamente por isso que ter o apoio de uma assessoria contábil especializada faz toda a diferença nesse momento de transição.
A Contabilivre – contabilidade online – disponibilizará soluções personalizadas para quem precisa seguir um guia para preenchimento de nota fiscal eletrônica dentro das novas regras.
Todo o suporte técnico dos contadores é pensado para garantir liberdade, agilidade e precisão em cada etapa do processo. Desde a configuração do sistema de emissão, que passa a incluir todos os campos exigidos pelo novo layout, até a orientação sobre como emitir NF-e corretamente, considerando cada etapa obrigatória, tudo é acompanhado de perto por uma equipe de desenvolvedores e contadores preparada.
Além disso, a Contabilivre realiza uma revisão completa dos procedimentos internos de faturamento a fim de eliminar erros que causem a rejeição do documento fiscal. Junto a isso, outro diferencial importante é o acompanhamento contínuo, vantagem da contabilidade digital, que garante que a empresa esteja sempre atualizada e em conformidade com as novas exigências fiscais.
Caso surjam dúvidas sobre as mudanças ou o preenchimento correto da NF-e, o time de especialistas da Contabilivre está pronto para orientar e esclarecer cada etapa, sempre com foco na aplicação prática no dia a dia da empresa.
Por que antecipar os ajustes no preenchimento da NF-e é tão importante?
Embora a obrigatoriedade das novas regras entre em vigor só em janeiro de 2026, esperar até a última hora para realizar os ajustes pode trazer sérios prejuízos. Problemas como rejeição de notas, atrasos nas entregas e até autuações fiscais podem surgir para quem não estiver preparado.
Por isso, conhecer o novo processo de preenchimento de nota fiscal, entender as exigências dos novos tributos e buscar orientação especializada são passos que todo empreendedor deve começar a dar desde já. Ajustar o sistema, capacitar a equipe e revisar os processos internos são iniciativas que fazem toda a diferença no momento de emitir documentos fiscais corretos e evitar penalidades.
Quem investe em tempo agora para entender como emitir NF-e corretamente estará mais bem posicionado para enfrentar as mudanças que vêm pela frente. E com o apoio da Contabilivre – contabilidade online, esse processo pode ser muito mais tranquilo e seguro.
Comece agora mesmo a se prevenir. Entre em contato com o nosso time para receber toda assessoria contábil e fiscal que você precisa!
